Abgesagte Termine sorgen für unerwünschten Leerlauf und zusätzlich organisatorischen Aufwand. Im Gastbeitrag gibt Dr. med. Felix Wohlgemuth, Mediziner und Mitgründer der Online-Terminvergabe-Software Dr. Flex, wertvolle Tipps für ein effizientes Management von kurzfristigen Terminlücken in der Zahnarztpraxis.

Der unsichtbare Schaden durch Terminlücken

In Zahnarztpraxen kann es immer wieder zu kurzfristigen Terminlücken kommen, sei es durch Absagen in letzter Minute, unvorhersehbare Notfälle oder einfach durch Patienten, die ihren Termin vergessen. Solche spontanen Ausfälle wirken auf den ersten Blick vielleicht unscheinbar, doch sie bergen erhebliche wirtschaftliche und organisatorische Herausforderungen.

Wirtschaftlicher Schaden: Jede unbesetzte Stunde bedeutet für die Praxis verlorenes Einkommen. Bei einer sonst gut ausgelasteten Praxis kann aus jeder ungenutzten Minute ein erheblicher Umsatzausfall resultieren. Auf ein Jahr gerechnet summiert sich dieser Verlust und beeinträchtigt die Profitabilität der Praxis erheblich.

Organisatorische Effizienz: Ein leerer Behandlungsstuhl belastet nicht nur das Budget, sondern auch das Praxisteam. Das Personal bleibt ungenutzt oder muss für alternative Aufgaben umstrukturiert werden, was zu einer ineffizienten Nutzung der Ressourcen führt.

Patientenzufriedenheit: Gleichzeitig gibt es häufig Patienten, die dringend einen kurzfristigen Termin benötigen, jedoch keinen freien Slot finden. Unbesetzte Lücken und unzufriedene Patienten sind daher zwei Seiten derselben Medaille, die vermieden werden müssen und können.

Maßnahmen zur effizienten Füllung von Terminlücken

Um kurzfristige Terminlücken effektiv zu füllen, gibt es verschiedene Strategien, die eine Zahnarztpraxis implementieren kann. Diese reichen von organisatorischen Anpassungen bis hin zur Nutzung moderner Technologie wie der Online-Terminvergabe. Die nachfolgenden Schritte sind eine gute Möglichkeit, Ausfallzeiten zu reduzieren und einem Leerlauf vorzubeugen:

1. Implementieren Sie eine digitale Warteliste!

Mit der Online-Terminvergabe von Dr. Flex können Patienten, die einen kurzfristigen Termin benötigen, auf eine Warteliste gesetzt werden. Wird eine Lücke im Terminkalender der Praxis frei, informiert das System automatisch die wartenden Patienten, die dann die Möglichkeit haben, den Termin direkt online zu buchen. Dies minimiert nicht nur die Ausfallquote, sondern optimiert auch die Auslastung der Praxis und beugt organisatorischem Mehraufwand für das Praxisteam vor.

2. Setzen Sie die Online-Terminvergabe als Lückenfüller ein!

Ein weiteres mächtiges Werkzeug ist die Online-Terminvergabe, wie sie von Dr. Flex angeboten wird. Durch die Echtzeit-Synchronisation mit dem Praxiskalender – wie dem Terminbuch im DS-Win – können Patienten jederzeit auf freie Termine zugreifen und diese ohne Verzögerung buchen. Dies ist besonders effektiv, um auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten Termine zu vergeben und damit kurzfristige Ausfälle auszugleichen.

3. Vermeiden Sie Ausfälle durch Terminerinnerungen an die Patienten!

Um Terminlücken erst gar nicht entstehen zu lassen, können automatisierte Erinnerungssysteme eingesetzt werden. Erinnerungen per SMS oder E-Mail, die kurz vor dem Termin versendet werden, reduzieren die Wahrscheinlichkeit von No-Shows erheblich und geben dem Patienten bei Bedarf die Möglichkeit, den Termin rechtzeitig abzusagen.

4. Kompensieren Sie Terminlücken durch flexible Arbeitszeiten und Notfall-Slots!

Das Einrichten von flexiblen Arbeitszeiten für das Praxisteam oder spezielle Notfall-Slots für Patienten können ebenfalls dazu beitragen, Lücken zu füllen. Dies erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass diese Slots auch tatsächlich genutzt werden und das Personal effizient eingesetzt wird.

5. Starten Sie Marketingaktionen für kurzfristige Buchungen!

Last-Minute-Rabatte oder spezielle Angebote für kurzfristige Termine können ebenfalls helfen, ungenutzte Slots zu füllen. Dies erfordert allerdings eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie, um sicherzustellen, dass solche Aktionen die Praxis nicht überlasten oder das reguläre Preisniveau negativ beeinflussen.

Fazit: Proaktive Maßnahmen sorgen für eine hohe Auslastung

Kurzfristige Terminlücken sind ein unvermeidbares Problem in Zahnarztpraxen, aber mit den richtigen Maßnahmen können sie effizient gefüllt werden. Der Einsatz digitaler Tools wie Dr. Flex in Kombination mit einer optimierten Praxisorganisation, hilft dabei, die wirtschaftlichen Auswirkungen solcher Lücken zu minimieren und die Patientenzufriedenheit zu maximieren. Eine proaktive Herangehensweise an das Management dieser Lücken ist der Schlüssel, um die Auslastung der Praxis hochzuhalten und den wirtschaftlichen Erfolg langfristig zu sichern.

Lesen Sie auch: No-Show-Rate in der Zahnarztpraxis reduzieren