Wie die digitale Chargendokumentation mit Wawibox im DS-Win gelingt
Seit dem 26. Mai 2021 ist die MDR in Kraft und stellt auch heute noch Zahnarztpraxen sowie Dental- und Praxislabore vor Herausforderungen. MDR-Expertin von Wawibox und Gastautorin Laura Zahn informiert über die MDR. Sie gibt Ihnen praktische Umsetzungstipps für die erfolgreiche digitale Chargendokumentation und -rückverfolgung mit Wawibox Pro im DS-Win. Durch die Digitalisierung der Dokumentation sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler bei der manuellen Übertragung. Bevor ich Ihnen erkläre, wie Ihnen die digitale Chargendokumentation mit Wawibox und DS-Win gelingt, müssen wir über den Grund sprechen, warum diese überhaupt notwendig ist: die europäische Medizinprodukteverordnung, kurz MDR (Medical Device Regulation). Die Medical Device Regulation oder europäische Medizinprodukteverordnung (MDR 2017 | 745) verpflichtet zur Umsetzung und zum Nachweis eines Qualitätsmanagements. Das umfasst u. a. die Bereiche Arbeits-, Betriebs- und Gerätesicherheit sowie Notfall-, Risiko- und Beschwerdemanagement und Hygiene. Ein wichtiger Aspekt der MDR ist die Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten und damit der Patientensicherheit durch Chargendokumentation. Vereinfacht gesagt bedeutet das, dass alle Dentalprodukte, die länger als 30 Tage im Mund von Patienten verbleiben, auf Patientenebene mit einer Charge gepflegt werden müssen. Hier können Sie mehr dazu lesen, welche Kategorien aufgrund der MDR durch ein Qualitätsmanagement implementiert werden müssen. Die Pflicht zur Umsetzung der MDR liegt zum größten Teil bei der Industrie, also den Herstellern von Medizinprodukten. Dazu zählen als Sonderhersteller auch Dental- oder Praxislabore, da sie Sonderanfertigungen wie beispielsweise Zahnersatz, Schienen und kieferorthopädische Geräte herstellen. Aber auch Zahnarztpraxen sind als Anwender der Medizinprodukte von der MDR betroffen und müssen dokumentieren, welche Materialien verwendet wurden. Durch die Verordnung sollen Patienten vor fehlerhaften oder risikobehafteten Medizinprodukten geschützt werden. Daher liegt auch ein besonderer Schwerpunkt auf der Rückverfolgbarkeit, um bei einem Vorkommnis ein richtiges und schnelles Handeln zu gewährleisten – wenn es z. B. zu einem Rückruf kommt, ist so nachvollziehbar, bei welchen Patienten das Produkt im Einsatz ist, sodass es schnell ersetzt werden kann. Alle Produkte, die länger als 30 Tage im Mund von Patienten verweilen – es geht um Produkte, die im Falle einer Rückrufaktion zur Patientensicherheit wieder ersetzt werden könnten. Also z. B. Füllungsmaterialien, Bondings, Unterfüllungsmaterialien, Wurzelfüllmaterialien oder Befestigungszement. Anästhetika oder Medikamente zur Wurzelbehandlung sind im Gegensatz dazu nicht dokumentationspflichtig, da sie nach der Behandlung wieder ausgespült oder vom Körper schnell abgebaut werden. Im Falle eines Rückrufs könnte hier auch nichts mehr unternommen werden.Kurz und knapp: Das wichtigste Wissen rund um die MDR
Was ist MDR?
Wen betrifft die MDR?
Warum MDR?
Welche Produkte müssen zur Rückverfolgbarkeit mit einer Charge gepflegt werden?
Meine Empfehlung, wenn Sie beim Thema MDR mehr Durchblick und Sicherheit erhalten wollen: Laden Sie sich kostenlos das digitale MDR-Paket von Wawibox herunter.
Selbstverständlich können Sie die Chargenverwaltung auch manuell umsetzen. Wenn Sie so schon gearbeitet haben, wissen Sie selbst am besten, wie zeitaufwändig dieser Prozess ist. Die Umstellung auf eine digitale Chargenverwaltung ist nicht nur eine Arbeitserleichterung. Sie sparen auch eine Menge Zeit, die Sie für das nutzen können, was wirklich zählt – für Ihre Patienten. So haben Sie immer den Überblick, ermöglichen eine leichtere Rückverfolgung im Falle eines Rückrufs und vermeiden Fehler, die bei der manuellen Übertragung der Daten leider schnell entstehen können. Kennen Sie schon Wawibox Pro, die MDR-konforme Software für mehr Übersicht in Ihrem Lager dank Materialverwaltung? Abgesehen von den Vorteilen wie… können Sie mit Wawibox Pro auch Ihre Chargen digital verwalten für eine effiziente, lückenlose Chargendokumentation. Und das sogar in Ihrem Patientenverwaltungssystem (PVS) DS-Win. Mit Wawibox Pro und DS-Win können Sie den gesamten Prozess von Wareneingang über Warenverbrauch am Patienten bis hin zur Rückverfolgung übersichtlich abbilden. Beim Wareneingang können Sie Chargen zeitsparend in Wawibox Pro übertragen. Viele Lieferanten stellen die relevanten Daten per QR-Code auf dem Lieferschein mittels HIBC Paper-EDI bereit. Dann kann die Übernahme der Chargennummer automatisch durch das Scannen des QR-Codes mit einem iPohne oder einem anderen mobilen Endgerät. Fehlende Daten können Sie manuell nachpflegen und mit einem Klick speichern. Um Chargen nun bei Warenverbrauch auch auf Patientenebene in Ihrem Patientenverwaltungssystem (PVS) DS-Win zu übernehmen, können Sie sich mit Wawibox Pro Chargenetiketten mit QR-Codes erstellen. Auf diesem QR-Code sind der Produktname, die Chargennummer, die Wawibox-Bestellnummer sowie der Hersteller hinterlegt. Bei Verbrauch scannen Sie das Etikett einfach mit einem 2D Infrarot Scanner und die Daten werden so in Ihr PVS übernommen. Wie lässt sich das jedoch in der Praxis umsetzen? Sie wissen sicher aus eigener Erfahrung sehr gut, dass viele dokumentationspflichtige Produkte zu klein sind, um hierauf ein Etikett anzubringen. Deswegen haben wir das Chargenprotokoll entwickelt. Auf dieses werden alle Chargenetiketten von offenen, dokumentationspflichtigen Dentalprodukten geklebt. In jedem Behandlungszimmer wird ein solches Chargenprotokoll geführt. Bei oder nach der Nutzung eines solchen Materials können Sie das entsprechende Produkt einfach vom Protokoll in DS-Win einscannen. Das funktioniert einfach mit der Textfunktion von DS-Win:
Warum digitale Chargenverwaltung mit Wawibox Pro?
Digitale Chargenverwaltung mit Wawibox Pro im DS Win – so funktioniert’s
Geheimtipp: Eine der Praxen, die ich als Senior Sales Managerin bei Wawibox betreue, hat das System des Chargenprotokolls weiterentwickelt. Da es ihnen zu lange gedauert hat, auf dem langen Chargenprotokoll die richtigen Produkte zu finden, nutzen sie nun drei Chargenprotokolle. Eins für Befestigungszemente, eins für Wurzelfüllmaterial und eins für Füllungsmaterial.
Laura Zahn: Gastautorin, Medizinprodukteberaterin und Senior Sales Managerin bei Wawibox
Laura Zahn ist seit ihrer Ausbildung zur ZMF in der Dentalbranche tätig; zunächst in der Praxis, anschließend für 12 Jahre in verschiedenen Depots. Bei Wawibox greift sie auf ihren großen Erfahrungsschatz und ihr umfangreiches Materialwissen zurück und unterstützt Zahnarztpraxen in allen Belangen rund um Einkauf und Materialverwaltung. Sie hat sich zusätzlich als Expertin für Qualitätsmanagement und Fachfrau für Dentallabore etabliert.
