No-Show-Rate in der Zahnarztpraxis reduzieren

Dr. med. Felix Wohlgemuth, Mediziner und Co-Founder der Online-Terminvergabe-Software Dr. Flex, teilt sein Wissen und wertvolle Tipps zur Reduktion der No-Show-Rate in der Zahnarztpraxis.

Was bedeutet No-Show-Rate und warum ist sie problematisch?

Der Begriff „No-Show-Rate“ bezeichnet den Anteil der Patient:innen, die vereinbarte Termine in Praxen nicht wahrnehmen, ohne diese abzusagen bzw. nur kurzfristig absagen. Die No-Show-Rate führt nicht nur zu entgangenen finanziellen Einnahmen für die Praxis, sondern verlängert auch die Wartezeiten für andere Patient:innen, führt zu Leerlauf sowie einer ineffizienten Ressourcennutzung und stellt damit in Zahnarztpraxen ein echtes Problem dar.

Eine detaillierte Untersuchung von ZWP Online zeigt die wirtschaftlichen Auswirkungen der Terminausfälle auf. Summieren sich diese „Einzelfälle“, kann dies zu erheblichen Umsatz- und Ertragsausfällen führen.

Statistiken und Fakten

• Für Zahnarztpraxen lagen im Jahr 2014 die Ausfallquoten, abhängig vom Standort und Schwerpunkt, bei bis zu 18 %.

Wirtschaftliche Konsequenzen

• Bei einer Ausfallquote von 10 % sind es 19.778 EUR und bei 15 % sind es alarmierende 31.412 EUR Verlust pro Jahr.

Ursachen für nicht wahrgenommene Termine

• 30 – 40 % vergessen ihren Termin oder sagen zu spät ab.
• 20 % können wegen familiärer Verpflichtungen oder Krankheit nicht kommen.
• 10 % haben den Termin falsch im Kalender eingetragen.
• Andere Faktoren sind die Wartezeit, der Wochentag des Termins oder das Alter der Patient:innen.

„Die Termine sind geblockt und stehen dann für andere Patienten nicht zur Verfügung“, sagt KBV-Chef Andreas Gassen. Anhand dieser Worte wird das Ausmaß des Problems deutlich: Geblockte Termine bedeuten nicht nur entgangene Einnahmen für die Praxis, sondern auch verlängerte Wartezeiten für andere Patient:innen.

Ein proaktives Patient:innen- und Terminmanagement kann diese Ausfälle erheblich reduzieren. Eine Umsetzung zeigte, dass durch die Einführung von digitalen Terminerinnerungen die Ausfallrate um bis zu 82 % reduziert werden konnte.

Wie lässt sich die No-Show-Rate reduzieren?

Lösungsansätze wie das Online-Terminvergabesystem Dr. Flex bieten zusätzliche Möglichkeiten:

Optimales Terminangebot

Ein zentraler Aspekt ist das Anbieten von passenden Terminen, die den Wünschen und Bedürfnissen der Patient:innen entsprechen. Mithilfe von effizienten Schnittstellen zum jeweiligen Praxisverwaltungssystem bietet Dr. Flex eine automatisierte Terminfindung, die auf die Patient:innen abgestimmt ist.

Verbindlichkeiten und Ausfallhonorare

Die Einführung finanzieller „Trigger“ kann eine wirksame Methode sein, um Patient:innen davon abzuhalten, ihre Termine kurzfristig abzusagen. Mit Dr. Flex können Praxen während des Buchungsprozesses ein Ausfallhonorar integrieren, das Patient:innen bei Nichterscheinen zahlen müssen.

Erinnern und Informieren

Zuallererst: bei einer Terminbuchung besteht die Möglichkeit, den gebuchten Termin in den eigenen Kalender auf dem Smartphone etc. eintragen zu lassen, um diesen festzuhalten.

Darüber hinaus erhöhen Erinnerungs-Nachrichten die Wahrscheinlichkeit, dass Patient:innen ihren Termin wahrnehmen. Dr. Flex ermöglicht den Praxen nicht nur das Versenden von automatischen Erinnerungs-, sondern auch das Übermitteln individueller Nachrichten. Dabei sind nicht nur die Reminder, sondern auch die Informationen zum Termin, die mit den Erinnerungs-Nachrichten verschickt werden, von zentraler Bedeutung. Diese sorgen für einen weiteren Barriereabbau durch Aufklärung über das, was den/die Patient:in erwartet und auch für weitere Verbindlichkeiten durch Interaktionen, wie z. B. das Ausfüllen des digitalen Anamnesebogens vor dem Termin.

Die Links zu Tools wie z. B. Athena etc., können bei Dr. Flex in die automatische Benachrichtigungs-Strecke integriert werden. Denn: Je mehr sich ein:e Patient:in im Vorfeld mit dem Termin beschäftigt und Zeit investiert, desto relevanter und präsenter wird dieser in der Wahrnehmung, was wiederum zu einer nachweislich höheren Termintreue führt.

Abschließend zeigt sich, dass durch gezielte Maßnahmen und die Nutzung moderner Technologien, die No-Show-Rate erheblich gesenkt und somit sowohl den Patient:innen als auch den Praxen geholfen werden kann.

Quellen: ZEIT, ZWP Online

 

Dr. med. Felix Wohlgemuth, geschäftsführender Gesellschafter bei Dr. Flex