Terminmanagement ist Umsatzmanagement

Mareen Riedel-Venturi, Zahnmedizinische Fachangestellte und selbstständige Praxismanagerin, erklärt, warum Terminmanagement auch immer Umsatzmanagement ist, mit praktischen Tipps und Beispielen für Ihr DS-Win.

Ich empfehle, im ersten Schritt zu prüfen, ob jeden Tag mindestens ein umsatzstarker Termin in den Terminkalender eingeplant wird. Legen Sie dazu vorab fest, was für Sie persönlich umsatzstarke Behandlungen (USB) sind.

Zum Beispiel:

• ZE-Arbeiten
• Implantate
• Cerec
• Ihre Spezialisierung

Von diesen umsatzstarken Behandlungen sollten Sie jeden Tag mindestens eine durchführen, an langen Tagen gerne mindestens zwei. Mein Tipp: Starten Sie direkt mit einer USB in den Tag. So durchleben Sie den restlichen Tag direkt entspannter.

Allgemeine Behandlungen

Nach Ihren umsatzstarken Behandlungen sollten Sie allgemeine Behandlungen terminieren, für die Sie immer wieder Zeit einplanen müssen.

• Füllungen
• Endo
• Kontrollen
• Schienenkontrollen

Notfälle

Überlegen Sie sich außerdem, wie viel Zeit Sie für Notfälle einplanen möchten und was genau als Notfall gilt. Mein Tipp: Planen Sie an langen Tagen mindestens zwei Zeitspannen ein, die für Notfälle vorgesehen sind. Die Notfallzeiten sollten sich in den Praxisablauf einfügen und für Sie ideal terminiert sein. Planen Sie außerdem, womit die Zeit gefüllt werden kann, wenn kein Notfall ansteht. Sie könnten zum Beispiel einen Kaffee trinken, Ihre umsatzstarke Behandlung haben Sie für den Tag im Idealfall bereits erledigt. Sofern Sie nicht Einzelbehandler sind, können Sie die Notfallzeiten auch aufteilen. Ein Notfallpatient wird sich über jedes helfende Gesicht freuen, egal ob Stamm-Behandler oder nicht.

Oft benötigen Sie nach Notfällen zeitnahe Weiterbehandlungszonen. Wenn Sie beispielsweise eine Trepanation durchgeführt haben, werden Sie Ihrem Patienten einen zeitnahen Termin anbieten wollen. Blockieren Sie auch für diesen Zweck regelmäßig Zeiten im Terminkalender.

VIP-Termine

Haben Sie VIP-Behandlungszeiten für umsatzstarke Patienten? Es lohnt sich, Ihren umsatzstarken Patienten zeitnahe Termine anbieten zu können, insbesondere zu besonders beliebten Behandlungszeiten am Abend. Richten Sie auch zu diesem Zweck eine VIP-Zeit ein. Mein Tipp: Planen Sie die VIP-Zeiten mit einem zweiwöchigen Vorlauf ein, sodass Sie Termine flexibel vergeben können. Besprechen Sie mit Ihrem Team, wer diese Termine an wen vergeben darf und, ob die blockierte Zeit ab einem bestimmten Zeitpunkt auch für andere Behandlungen und Patienten zur Verfügung stehen soll.

Optimieren Sie Ihren DS-Win-Terminkalender mit farbigen Zeitzonen

Sie haben festgelegt, welche Termine welcher Zeitzone zugeordnet werden? Dann suchen Sie sich fünf Farben im Kalender Ihres DS-Win aus, um Sie farblich zu markieren.

Und so geht’s: Die Farbverwaltung rufen Sie im Terminbuch über das Hauptmenü auf. Wählen Sie dafür „Verwaltung“ an, dann „Farbverwaltung“.

Tragen Sie Ihre Zeitzonen in den Kalender ein, beginnend mit einer umsatzstarken Behandlung.

Die Farben richten Sie je Terminkalender ein. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor: Öffnen Sie zuerst ein Terminbuch einzeln. Im Hauptmenü wählen Sie dann „Optionen“ an und gehen direkt auf „Schichtbetrieb“.  Wählen Sie die aktuelle Schicht aus (bei wechselnden Schichten müssen Sie die Einstellung für jede Schicht vornehmen). Markieren Sie einen Tag, z. B. den Montag, klicken Sie auf >>Ändern<<, wählen Sie oben den Reiter >>Reservierte Zeiten<< aus und nun können Sie Ihre  Zeitplanung vornehmen. Achtung, Sie können maximal sechs verschiedene Zeiten reservieren.

Zu Beginn haben Sie sich bereits überlegt, welche Termine in welche Zone gehören. Dies müssen Sie nur noch auf den Terminkalender übertragen.

Gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie unter „Optionen“ den Bereich „Behandlungsarten“ aus. Prüfen Sie hier bitte, ob Sie die Behandlungsarten je Terminbuch separat oder für alle Terminbücher definiert haben. Hier können Sie nun die Einstellungen für die einzelnen Termine vornehmen. Sie müssen jedem Termin eine Farbe zuordnen. Wenn Sie das geschafft haben, herzlichen Glückwunsch: Sie sind Ihrem persönlichen Kalender ein großes Stück nähergekommen.

Holen Sie Ihr Praxisteam mit ins Boot

Und was gibt es noch bei der Planung zu beachten? Erklären Sie Ihrem Team, warum Ihnen der Kalender und die Zeitzonen wichtig sind. Wenn Ihr Team versteht, warum diese Planung wichtig ist, kann es Sie auch besser unterstützen. Mein Tipp: Vergeben Sie Ihre Termine über das Fernglas. So werden freie Termine direkt in der richtigen Behandlungszone angezeigt. Achtung: Ihre Weiterbehandlungszone hat wahrscheinlich eine Farbe, die sonst kein Termin hat. Diese Termine werden direkt vergeben. Die Warnhinweise können dann ignoriert werden.

Ein Beispiel: Ein Patient war in der Notfallzone zur Trepanation in Ihrer Praxis und benötigt nun möglichst zeitnah einen Termin zur Wurzelbehandlung. Ihre Weiterbehandlungszone hat vielleicht die Farbe Grün und die Wurzelbehandlung vielleicht die Farbe Orange. Über das Fernglas wird Ihnen in der Weiterbehandlungszone nun keinen Termin angezeigt, da die Farben nicht zusammenpassen. Das ist aber gerade das Geniale daran! So bleiben die Termine auch dafür frei. Ihr Rezeptionsteam ist sich aber sicher, dass nächste Woche ein Termin angeboten werden kann. Händisch können Sie die Zonen jederzeit mit Terminen aus anderen Farben vergeben.

Seien Sie hier konsequent in Ihrer Terminplanung. Ihre Zonen werden nicht immer direkt mit dem Wunsch der Patienten zusammenpassen, aber meist ist es doch möglich. Denken Sie mal an andere Fachärzte, da werden bestimmte Untersuchungen oder Behandlungen auch nicht immer und zu jeder Zeit angeboten. Bleiben Sie einfach freundlich und bestimmt. Und für wirklich ganz besondere Patienten haben Sie Ihre VIP-Zone!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Terminplanung!

 

Gastautorin und Praxismanagerin Mareen Riedel-Venturi