Erfahrungen und Tipps zur Praxisübernahme

Wir fühlen Praxisgründern auf den Zahn und fragen nach, welchen Herausforderungen sie sich stellen müssen. Mit dem Gründer-Duo und Ehepaar Dr. Susanne Scharf und Dr. Andreas Lagan sprachen wir über ihre Erfahrungen, die sie bei der Übernahme einer etablierten Zahnarztpraxis machten. Was waren entscheidende Kriterien, wie ist der Übergang für Personal und Patienten gelungen und wann wird die übernommene zur eigenen Praxis – erfahren Sie alles im Interview!

War die Praxisübernahme eine bewusste Entscheidung oder hat es sich so ergeben?

Dr. Andreas Lagan: Wir hatten schon während des Zahnmedizinstudiums Kontakt zu einem Dentaldepot. Mit dem Berater haben wir uns direkt nach dem Examen zusammengesetzt. Wir konnten ihm damals schon sehr genau sagen, was unsere Pläne sind: Vier Zimmer, zwei Behandler. Das war 2009 und 2015 hat er uns angerufen und gesagt, dass er in der Region, wo wir suchten, eine Praxis gefunden hätte. Dann haben wir uns mit den Inhabern – auch ein Ehepaar – getroffen und es war ein Volltreffer. Für uns war das eine selbsterfüllende Prophezeiung: Wir haben immer gesagt, was wir uns wünschen, in genau der Region, etwas für uns beide. Ein bisschen Schicksal, ein bisschen Zufall. Mit unserem Depot haben wir dann auch die Räumlichkeiten modernisiert. Es war eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Von vorne bis hinten hat alles extrem gut gepasst.

Dr. Susanne Scharf: Wir haben auch über eine Neugründung nachgedacht, aber eigentlich war es immer unser Wunsch, dass wir eine Zahnarztpraxis übernehmen. Der Zeitpunkt für die Gründung war nicht so optimal, weil wir gerade unser erstes Kind bekommen haben. Aber die Eckdaten bei dem Angebot stimmten halt perfekt: Standort, Räumlichkeiten und Größe waren ideal. Wir mussten einfach zugreifen, sonst hätte sie jemand anderes genommen.

Dr. Andreas Lagan: Es gibt nie ein perfektes Timing, weder für Kinder noch für die Praxisgründung. Wenn du auf das perfekte Timing wartest, dann verpasst du dein Leben. Wenn wir uns hierfür nicht entschieden hätten, dann hätten wir neu gründen müssen und dann wäre das ein ganz anderes Abenteuer geworden. Hier hatten wir das Glück, dass die Praxis von Tag eins an voll bestellt war. Die allermeisten Patienten unserer Vorgänger sind bei uns geblieben. Ich hatte vor der Eröffnung einen Monat „Vaterzeit“. Alle Termine mit unserem Steuerberater, der Bank und dem Depot, haben wir mit Baby auf dem Arm gemacht.

Was war Ihnen wichtig vor der Übernahme?

Dr. Andreas Lagan: Wir wissen immer ganz schnell, was wir nicht wollen. Da kann man schon viel von vornherein ausschließen. Wir wussten, wir wollen uns spezialisieren, wir wollen es zusammen machen und, dass wir unsere Kinder lieber auf dem Land als in der Stadt aufwachsen sehen wollen.

Dr. Susanne Scharf: Wir haben beide in Frankfurt am Main studiert, aber wollten uns dort nicht niederlassen, sondern haben eher im Umland geschaut. Erst haben wir nördlich von Frankfurt als angestellte Zahnärzte gearbeitet. Wir hatten auch geguckt, ob wir da wohnen können, aber das war schwierig. Der Suchradius wurde immer größer. Und dann sind wir in den Süden von Frankfurt – meine alte Heimat – gezogen. Deswegen war es ein großes Glück, dass wir so wohnortnah eine Praxis zur Übernahme gefunden haben.

Dr. Andreas Lagan: Ich bin früher unzählige Kilometer und Stunden zwischen Arbeits- und Wohnort gependelt. Deswegen musste ich bei dem Angebot zur Praxisübernahme gar nicht lange überlegen: Vier Kilometer Anfahrtsweg zur Arbeit. Besser geht es nicht. Und dazu: Vier Behandlungszimmer für uns zwei Behandler. Dazu Parkplätze, ein weiteres Zimmer zum Ausbauen, in einem Ärztehaus. Und nochmal: der Fahrtweg von acht Minuten, das war unschlagbar. Übernahme und Ärztehaus, das waren für uns alles Zeichen für Sicherheit.

Was haben Sie vom Vorgänger übernommen? Gab es eine Übergangszeit?

Dr. Andreas Lagan: Es gab fast keine Übergangszeit. Ab der Schlüsselübergabe hatten wir drei Wochen Zeit bis zu unserem ersten Arbeitstag. In der Zeit hatten die Mitarbeiterinnen Urlaub und wir haben mit unseren Handwerkern alles modernisiert. Wir haben viele Netzwerkkabel verlegt, denn die Praxis war bis dahin fast ausschließlich ohne Computer ausgestattet. Lediglich für die Abrechnung gab es ein Laptop.

Dr. Susanne Scharf: Und viele Papierakten!

Dr. Andreas Lagan: Und ein großes Terminbuch aus Papier. Analoges Röntgen. Wir haben gesagt, gewisse Dinge müssen sofort verändert werden. Die Optik der Praxis und die Digitalisierung. Das haben wir in den drei Wochen komplett gemacht. Dann kamen die Mitarbeiterinnen aus dem Urlaub und alles war anders.

Das Personal haben Sie also übernommen?

Dr. Susanne Scharf: Ja, das ist gesetzlich geregelt, dass die bestehenden Arbeitsverträge übernommen werden. Wir haben den Betriebsübergang im Vorfeld mit den Vorbesitzern sorgfältig vorbereitet. Es war keine rein finanzielle Angelegenheit, sondern wir haben den Wechsel hinsichtlich des Personals und der Patienten gemeinsam geplant. Wir haben zusammen überlegt, wie das harmonisch und geregelt abläuft. Wie die Vorgänger uns den Weg geebnet haben – das war ein sehr großes Geschenk. Unsere Vorgänger haben jedem ihrer Patienten einen Flyer mit einem Foto von uns in die Hand gegeben, mit der herzlichen Empfehlung, dass sie sich von uns weiter behandeln lassen können. Bis heute sprechen uns Patienten auf das Foto an. Diese persönliche und familiäre Atmosphäre leben wir bis heute in unserer Praxis.

Wie verlief der Wandel von der analogen zur digitalen Praxis?

Dr. Susanne Scharf: Vor uns gab es einen Laptop mit einer Praxissoftware allein zur Abrechnung, die hatten wir mit übernommen, weil die Mitarbeiterinnen damit schon gearbeitet haben. Ein halbes Jahr später sind wir zu Dampsoft gewechselt. Die Erneuerungen in der Praxis haben wir Schritt für Schritt gemacht. Unsere Mitarbeiterinnen haben an dem Modernisierungsprozess der Praxis mitgewirkt. Da das DS-Win sehr intuitiv funktioniert, verlief der Softwarewechsel auch recht schnell und unkompliziert. Auch der Wechsel von Papier- auf digitale Patientenakten war leicht. Alle waren froh, dass das auch viel Erleichterung bei der täglichen Arbeit mit sich gebracht hat. Und jetzt mit Athena ging es auch wieder sehr schnell, dass sich das neue Tool gut etabliert hat. Unsere Mitarbeiter schätzen den Mehrwert.

Wann setzt das Gefühl ein, das ist meine bzw. unsere Praxis?

Dr. Susanne Scharf: Das war schon unsere Praxis von Anfang an. Für unseren Vorgänger war es in Ordnung zu gehen. Man hat oft gemerkt, dass sich die Patienten an die besonderen Eigenheiten der alten Praxis gewöhnt hatten. Da ging es um Behandlungskonzepte, aber auch um die Abrechnung. In einer neu gegründeten Praxis hast du solche Diskussionen nicht. Aber du hast auch keinen Patientenstamm, den du quasi mit der Praxis übernimmst.

Was würden Sie Ihren Kollegen zur Existenzgründung empfehlen?

Dr. Susanne Scharf: Das Recruiting, also die Personalsuche, würde ich schon vor der Gründung starten. Und mehr betriebswirtschaftliche Kurse vorher besuchen.

Dr. Andreas Lagan: Nicht blauäugig an die Praxisfinanzen rangehen!

Dr. Susanne Scharf: Ich mache jetzt nochmal einen BWL-Kurs, weil ich mich da noch sicherer fühlen möchte.

Dr. Andreas Lagan: Wenn ich jüngere Kollegen sehe, sage ich: Macht euch selbstständig, das klappt auf jeden Fall, aber unterschätzt nicht, wie viel Blut, Schweiß und Tränen es kostet! Eine Praxis ist sehr zeit- und kräfteintensiv. Man muss bereit sein, 50 bis 60 Stunden zu arbeiten und aufzustehen, auch wenn man müde ist. Entweder du machst es oder keiner.

Dr. Susanne Scharf: Wenn ich mir was wünschen dürfte, dann hätten wir in unserer Ehe noch eine dritte Person, die BWLer ist und die Praxis managt [lacht]. Die meisten Zahnärzte gehen in die Selbstständigkeit, weil sie die Patienten nach ihrer Art und Weise behandeln möchten und weil sie ihr eigener Chef sein wollen. Aber es gibt eben auch noch viele andere Aufgaben, um die du dich auch kümmern musst. Das muss einem klar sein. Leider werden im Zahnmedizinstudium kaum bis keine Inhalte zu betriebswirtschaftlichen Aspekten vermittelt. Das macht jedoch einen großen Teil der Praxis aus. Deswegen bilde ich mich da jetzt gezielt weiter. Das Wissen hilft uns in der eigenen Praxis und bringt uns noch mehr Sicherheit – und wer weiß, auch noch weiter voran.

Dafür wünschen wir Ihnen viel Erfolg und danken herzlich für das Gespräch!

Dr. Susanne Scharf und Dr. Andreas Lagan haben sich beim Zahnmedizinstudium in Frankfurt am Main kennen- und lieben gelernt. 2016 sagten sie nochmal Ja zur gemeinsamen Übernahme einer Zahnarztpraxis in Hessen. Erfahren Sie noch mehr in einem weiteren Interview!

Gemeinsam mit Dampsoft auf Erfolgskurs

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