Voll transparent – Warum Praxisfinanzen schon vor der Eröffnung wichtig sind

In seinem ersten Gastbeitrag zum Thema Existenzgründung hat Christian Brendel, Geschäftsführer der Praxisberatung solvi GmbH, die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für zahnärztliche Existenzgründer herausgestellt. In diesem Artikel erklärt er, warum gerade während der Existenzgründung saubere und effiziente Praxisfinanzen wichtig sind.

Zwei gute Gründe für digitale Praxisfinanzen

Welchen Nutzen können Praxisinhaber von der Digitalisierung des Praxisalltags erwarten? Im administrativen Bereich der Praxis zeigt sich der Nutzen in der Optimierung von Praxisabläufen und in wirtschaftlichen Vorteilen. Besonders groß ist der Hebel dabei immer dort, wo es um bares Geld geht. Die Praxisfinanzen spielen auch in Bezug auf die Automatisierung von Prozessen eine wichtige Rolle und gliedern sich in zwei Teilbereiche:

1Praxissteuerung: Die Beschäftigung mit den Praxiszahlen als Erfolgskontrolle und mit dem Ziel der Optimierung des Praxiserfolgs.

2Finanzprozesse: Die Erledigung der administrativen Aufgaben im Bereich der Praxisfinanzen mit dem Ziel der maximalen Effizienz bei minimalen Fehlerquoten.

Praxissteuerung: Die Praxisfinanzen ab dem ersten Tag fest im Blick

Als Praxisinhaber ist es besonders wichtig, jederzeit die Finanzen im Blick zu haben – schließlich leitet man nicht nur ein Praxisteam und behandelt Patienten, sondern ist auch für die wirtschaftliche Entwicklung der Zahnarztpraxis zuständig. Die Entwicklung der neu gegründeten Praxis ist in den ersten Jahren sehr dynamisch und es bestehen in der Regel weder Erfahrungswerte noch Liquiditätspuffer. Um den aktuellen Praxiserfolg und die zukünftige Liquiditätsentwicklung einschätzen zu können, sollten sich Gründer regelmäßig im Rahmen eines Controllings und einer aktiven Praxissteuerung mit der Leistungserbringung und den eigenen Finanzkennzahlen beschäftigen.

Den meisten Gründenden fehlt die Erfahrung und Zeit, sich diese Informationen selbst zusammenzustellen. Sie können hierfür Anwendungen zur Praxissteuerung einsetzen, die Daten zur Leistungserbringung, Finanz- und Lohnbuchhaltung, Arbeitszeiterfassung und Materialverwaltung aufbereitet. So werden Praxisinhaber und Praxismanagement mit aktuellen und aufschlussreichen Kennzahlen versorgt. Gerade für Gründer lohnt sich der regelmäßige Blick auf die Zahlen. Zum einen als Frühindikator für Praxiserfolg, zum anderen für die Erfolgskontrolle.

Finanzprozesse: Schon vor der Praxiseröffnung sauber aufstellen

Abgesehen vom finanziellen Durchblick spielt die effiziente Abwicklung der Finanzprozesse eine große Rolle. Leider fallen gerade diese Tätigkeiten in Anbetracht der täglichen Herausforderungen oft weg. Dabei geht es genau an dieser Stelle doch darum, dass sich der ganze Aufwand lohnt und in Form von finanziellem Erfolg auf den Praxis- und Privatkonten niederschlägt.

Besonders während der Existenzgründung ist es daher wichtig, dass Prozesse der Abrechnung, des Mahnwesens, des Belegwesens, des Zahlungsverkehrs und der Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung zeitnah, effizient und fehlerfrei laufen. Denn wer diese Prozesse nicht im Griff hat, riskiert einen verzögerten Geldeingang, Umsatzausfälle durch erbrachte aber nicht-abrechenbare Leistungen, zu hohe Praxiskosten und im Ergebnis einen zu niedrigen Praxisgewinn.

Zur effizienten Erledigung der Finanzprozesse bietet sich der Einsatz schlauer Softwarelösungen an. Hierdurch wird die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und Dienstleistern gesenkt und die Fehlerquote minimiert. Mit digitalen Anwendungen zur Erledigung der Praxisfinanzen lassen sich beispielsweise Eingangsbelege digitalisieren, der Zahlungsverkehr erledigen, offene Patientenrechnungen automatisch austragen und die Buchhaltung für das Steuerbüro vorbereiten.

Fazit: Digitale Praxisfinanzen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor

Die Anforderungen an Praxisinhaber sind hoch und scheinen fortlaufend zu steigen. Gerade als Existenzgründer ist es daher erfreulich, wenn man in Teilbereichen entlastet wird. Wer die Finanzprozesse und die Praxissteuerung in der Existenzgründung ab dem ersten Tag digital und effizient gestaltet, kann sich auf die Kernaufgaben als Zahnarzt konzentrieren.

Schlaue Software-Lösungen und spezialisierte Beratungen können hierbei einen wertvollen Beitrag leisten. Lösungen wie das Dampsoft Controlling Cockpit ermöglichen Existenzgründer eine einfache und intuitive Erledigung dieser Aufgaben – und das alles von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Wer sich bei der Umsetzung digitaler Finanzprozesse Unterstützung wünscht, dem helfen die Experten der solvi GmbH. Hierbei bekommen Praxisinhaber einen Rundumservice, bei dem das Team um Diana Haber und Christian Brendel die Praxisbuchhaltung vorbereitet, die Praxiszahlen geordnet auswertet und die wesentlichen Beobachtungen regelmäßig mit Praxisinhaber oder Praxismanagement bespricht.

Gemeinsam auf Erfolgskurs

Wer sich für die eigene Praxis entscheidet, dem bietet Dampsoft nicht nur schlaue Lösungen für das digitale Praxismanagement − von Anamnese und Aufklärung bis Verwaltung und Abrechnung −, sondern auch wertvolle Unterstützung durch langjährige Erfahrungen mit Praxisübernahmen und Neugründungen, persönlichen Ansprechpartner, Events für Existenzgründer und ein starkes Partnernetzwerk.